Die Sicherheitsarbeit im Vorfeld mündet in einen umfangreichen Genehmigungsbescheid, der alle Bedingungen und Auflagen enthält. Ordnungsreferent Ulrich Pfeifer erklärte zu dem Thema auf Anfrage, dass Großveranstaltungen wie etwa das Bürgerfest, das Maisels Weißbierfest, die Siemens Festspielnacht oder das Sommernachtsfest immer mit den Veranstaltern und den beteiligten Stellen besprochen werden.An den Besprechungen nehmen in der Regel Ordnungsamt, Feuerwehr, Straßenverkehrsamt, Bauordnungamt und je nach Veranstaltung Umwelt- oder Jugendamt oder der Stadtbauhof teil. Immer dabei sind laut Pfeifer auch die Polizeiinspektion Bayreuth-Stadt, das Rote Kreuz und der Zweckverband für Rettungsdienst und Feuerwehralarmierung. Vielfach sei auch die Leitung der vom Veranstalter beauftragten privaten Sicherheitsdienste mit am Tisch.Grundlage der Besprechungen sind die Veranstaltungskonzepte. Je nach Art der Veranstaltung seien unterschiedliche Maßnahmen anzuordnen. Bei geschlossenen Veranstaltungsorten wie etwa bei der Siemens Festspielnacht auf dem umzäunten Volksfestgelände berechnet beispielweise das Bauordnungsamt die maximale Besucherzahl aufgrund der Platzgröße und der vorhandenen Fluchtwegbreite. Im Fall der Festspielnacht ist laut dem Sachgebietsleiter Einsatz der Polizeiinspektion Bayreuth-Stadt, Stefan Walter, geplant, entlang der Friedrich-Ebert-Straße 31 Meter des Zauns abzubauen und diesen breiten Haupt-Notausgang mit Securityleuten zu besetzen. Laut Walter wird mit 20 000 Besuchern gerechnet, daraus habe sich eine Anzahl von 30 vom Veranstalter zu stellenden Ordnern errechnet. Die Zahl sei nach einer erst kürzlich erfolgten Prüfung nochmals geringfügig aufgestockt worden.Je nach Art der Veranstaltung legen die Vorbesprechungen fest, dass ein ausreichender Sanitätsdienst bereit steht, beispielsweise beim Volksfest, oder eine Feuersicherheitswache. Im Genehmigungsbescheid wird laut Pfeifer auf bestimmte Vorgaben besonders Wert gelegt: Die peinlich genaue Beachtung der Versammlungsstättenverordnung ist von grundsätzlicher Bedeutung. Dies heiße, dass ausreichend Platz im Hinblick auf die erwartete Besucherzahl vorhanden sein muss. Auch die Möglichkeit der Begrenzung der Besucherzahl durch genügend Ordner und Sicherheitskräfte muss demzufolge nachgewiesen werden. Genügend Fluchtwege und ihre Kennzeichnung bei Dunkelheit, das Offenhalten von Feuerwehr- und Rettungswegen seien weitere wesentliche Sicherheitskriterien. Der Ordnungsreferent sagt: Die Zusammenarbeit aller beteiligten Stellen ist über die Jahre hinweg gewachsen und hervorragend. Eines darf jedoch nicht sein: Dass die Sicherheitsüberprüfung aufgrund des Umstands, dass sich die Veranstaltungen im Lauf der Jahre wiederholen, zur Routine wird.
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